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  • Novo Degase e a modernização da administração pública por meio da Gestão de Documentos

    28/09/2016

    Por Ascom Degase

    Na quinta-feira (15/09), os arquivistas da Assessoria de Sistematização Institucional (ASIST) do Novo Degase, Alinne Pereira e Jean Maciel, realizaram uma visita ao Centro de Recursos Integrados de Atendimento (Criaad) de Niterói, em nome da Comissão de Gestão de Documentos do Departamento.

    A visita teve o objetivo de acompanhar, orientar e esclarecer sobre os procedimentos necessários para organizar os documentos arquivísticos produzidos e mantidos na unidade, além de instruir como aplicar instrumentos de gestão de documentos, plano de classificação e tabela de temporalidade.

    Na oportunidade, os arquivistas conversaram com a equipe técnica e com os responsáveis pela produção e guarda dos documentos do Criaad Niterói.

    - Constatamos que a unidade já utiliza os códigos de classificação disponibilizados em treinamentos dados anteriormente pela Comissão de Gestão de Documentos, e ainda existe a possibilidade de inclusão de novas tipologias documentais. – salientou a arquivista Alinne Pereira.

    Esse trabalho faz parte de um dos projetos da Comissão de Gestão de Documentos e do Arquivo do Novo Degase. Por parte do Arquivo é feito um diagnóstico da situação arquivística das unidades e por parte da Comissão de Gestão de Documentos é realizada a revisão da tabela de temporalidade de atividade-fim e a explicação sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos.

    O diagnóstico servirá para colher dados relativos à quantidade documentos produzidos e acumulados, observar se há espaço para acondicionamento da documentação, mobiliário, como estão sendo guardados os documentos, quais os mecanismos de controle e acesso a documentação e se há massa documental acumulada. Tudo isto visando implementar políticas arquivísticas no DEGASE, ou seja, Gestão, Preservação, conservação e acesso a documentação administrativa e histórica produzida pelo Departamento, além da documentação  de instituições anteriores ao Degase, custodiadas por ele.

    O serviço está disponível para todas as unidades do Departamento Geral de Ações Socioeducativas, que podem entrar em contato para tirar dúvidas e agendar visitas com os arquivistas pelo e-mail arquivo@novodegase.rj.gov.br

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